2020年6月1日に施行されたパワハラ防止法で、企業に対してパワハラ対策のための相談窓口設置が義務化されました。中小企業については2022年3月31日までは努力義務となっていますが、2022年4月1日には、大企業と同様に義務化が適用されます。

ここでは、ハラスメント相談窓口の重要性や相談の流れのほか、相談を受けたときに配慮すべきポイントなどについて解説します。

ハラスメント相談窓口の設置理由と運用について

ハラスメント相談窓口の設置が必要となるのは、法律で義務化されることが理由のひとつです。ですが、コンプライアンス面以外でも、必要な理由があります。

まずは、ハラスメント相談窓口を設置すべき理由や、設置しなかった場合の罰則のほか、運用のポイントについて説明します。

パワハラ防止法の成立によって相談窓口設置が義務化

2020年6月1日、パワハラ防止法(改正・労働施策の総合的な推進並びに労働者の雇用の安定及び職業生活の充実等に関する法律)が施行されました。同法により、大企業に対しては施行された日より「パワハラ防止のための措置」を講じることが義務化されています。中小企業についても、2022年4月1日から義務化が適用されます。

厚生労働省が告示している「職場におけるハラスメント関係指針」などのガイドラインには、ハラスメント相談窓口設置に関する規定が明記されています。以下、要点を列挙します。

 

・相談への対応のための窓口(相談窓口)をあらかじめ定め、労働者に周知する

相談に対応する担当者をあらかじめ定めるか、相談に対応するための制度を設ける、あるいは外部の機関に相談の対応を委託する。

 

・相談窓口担当者は相談者に対し、その内容や状況に応じ適切に対応できるようにする

相談窓口においては、職場におけるパワーハラスメントが現実に生じている場合だけでなく、発生のおそれがある場合や、職場におけるパワーハラスメントに該当するか否か微妙な場合であっても、広く相談に対応し、適切な対応を行う。

相談窓口の担当者が適切に対応することができるようにしていると認められる例としては、下記のようなものなどが挙げられる。

 

(1)相談窓口の担当者が相談を受けた場合、その内容や状況に応じて、相談窓口の担当者と人事部門とが連携を図ることができる仕組みとする

(2)相談窓口の担当者が相談を受けた場合、あらかじめ作成した留意点などを記載したマニュアルにもとづき対応する

(3)相談窓口の担当者に対し、相談を受けた場合の対応についての研修を行う

 

以上に加えて、指針ではパワハラの相談窓口を、セクハラやマタハラなどの相談窓口と一体化し、一元的に相談に応じる体制として整備することが望ましいとしています。

 

2020年9月時点では、対象となる大企業がパワハラ防止法に定められたパワハラ対策を怠った場合の、直接的な罰則は設けられていません。しかし、厚生労働大臣が必要だと認めたときは、事業主に対して助言、指導または勧告が行われることがあります。また、勧告に従わない場合には、企業名を公表できるとされています。

ハラスメント相談窓口の運用のポイント

ハラスメント相談窓口の設置の目的は、従業員が相談しやすい状況を作り、なるべく初期の段階でハラスメント発生の事実を把握し、対応することにあります。

運用する上では、相談者のプライバシーを守り、秘密を漏らさないことが不可欠です。また、相談内容によって、相談者や関係者が不利益な取り扱いを受けることがないよう、厳重な配慮と注意を行い、そのことを労働者に周知しなくてはなりません。

 

出典:「職場におけるハラスメント関係指針」(明るい職場応援団)を加工して作成

ハラスメント相談窓口の種類

ハラスメント相談窓口には、いくつかの種類がありますが、内部相談窓口、外部相談窓口のいずれの場合も、相談方法(手段)を多く用意するほど相談がしやすくなります。

一般的な相談方法としては、対面、電話、メール、手紙が挙げられます。最近は音声・ビデオ通話、チャットツールでの相談を受けつけるケースも増えています。

ここでは、ハラスメント相談窓口の種類について見ていきましょう。

内部相談窓口

内部相談窓口は、社内に設置する相談窓口です。中小企業であれば人事部、総務部、管理部などに、各部の担当業務と兼任の相談窓口担当者を置くケースが多いでしょう。男女1人ずつの相談窓口担当者と、上長として部課長レベルの責任者1人からなる、少なくとも3人からなるチームを作ることをおすすめします。人員や予算を考慮して、コンプライアンス相談窓口などと一体化する方法もあります。

また、相談者や行為者のプライバシーなどを守るため、相談できる個室や外部の貸し会議室を用意しておくべきです。

外部相談窓口(有料)

内部相談窓口だけでは十分な対応ができない、あるいは自社で窓口を設置することが難しいという場合は、外部相談窓口の利用(外部委託)を検討しましょう。ハラスメント対策に詳しい法律事務所や社会保険労務士事務所と契約して、外部相談窓口を設置することができます。

外部相談窓口(無料)

厚生労働省が設置する「ハラスメント悩み相談室」や、各都道府県労働局の総合労働相談コーナーなどでも、ハラスメントに関する相談を無料で受けつけています。

ただし、これらの相談窓口は、あくまでも職場におけるハラスメントで悩んでいる人、困っている人が気軽な方法で相談できる公的窓口として設置されているものです。企業が、外部相談窓口として利用できるわけではないことにご注意ください。

被害者が会社を通さずに利用できる相談窓口

最近の外部委託型の相談窓口では、ハラスメントの被害を受けた従業員が、会社を通さず(会社に知られることなく)、匿名で公正中立な立場の専門相談員に相談できる仕組みのサービスが増えています。

サービスを契約すると企業別のIDが発行されますので、相談者はそのIDを使って、個人で所有するアドレスからのメール、電話による相談ができます。相談をしたことを企業に通知するか否かの選択が可能で、「通知しない」を選べば、相談したこと自体を会社に知られることはありません。

ハラスメント相談の流れと注意すべきポイント

被害者が相談だけしたいという場合は、一次対応(話を聞く)だけで終了するケースもあります。しかし、被害者が「会社に対応してほしい」と希望した場合や、行為者への事実確認が必要と思われる場合は、その先の対応が必要となります。

続いては、ハラスメント相談の一般的な流れをご紹介しましょう。厚生労働省の「パワハラ対策7つのメニュー」では、以下のような流れを提唱しています。

1. 相談窓口によるヒアリング

相談窓口担当者は、相談者に寄り添う態度で、じっくりと話を聞いていきます。詰問するような聞き方は、相談者の不信感や不安感を招くため禁物です。

1回の相談時間は50分程度が望ましいとされます。相談が1回で終わらない場合は、次の相談日を設定して切り上げます。そのほうが、相談者(被害者)が一度気持ちを落ち着かせて、客観的に事実を話せるようになるためです。相談を受けつける際、事前に時間の目安について伝えておくといいでしょう。

2. 事実確認のヒアリング

相談者が調査など、会社としての対応を希望した場合は、事実確認を行います。事実関係の調査については、相談者からの訴えをもとに了承を得た上で、行為者へのヒアリングを行うのが一般的です。

行為者へのヒアリングでは、中立的な立場から、相談者の訴えと行為者の主張の合致するポイントと、相違するポイントを確認します。その後、可能であれば、直接見聞きしていた周囲の第三者(目撃者)に対してもヒアリングを行います。

 

第三者に話を聞く際には、事前に相談者と行為者双方に「事実確認のため、◯◯さんに話を聞きます」という旨を伝え、承諾を得ておきます。これを怠って調査を敢行すると、相談者と行為者のプライバシーの侵害を問われるおそれがあります。

また、ヒアリングする第三者に対しても、必ず冒頭に「ここで聞かれた内容、話した内容、事実確認の調査中であること自体も口外しないこと」という守秘義務について告げ、約束をしてもらいます。これらの情報が漏れて噂などが広がった場合は、相談者や行為者への人権侵害になりうることについて理解を得てください。

出典:「パワハラ対策7つのメニュー」(明るい職場応援団)を加工して作成

3. 行為者の措置を検討する

事実確認により状況が明らかになったら、措置検討に移ります。人事労務担当者、相談者・行為者の上司と連携をとりながら、パワハラについて自社の就業規則、裁判例などを踏まえて、対応案を決定します。

ハラスメントがあったと認められ、懲戒に値すると判断した場合は、減給、降格、出勤停止、懲戒解雇といった懲戒処分を下すことになるでしょう。なお、被害が大きい、深刻だと考えられる場合は、解決方法について、すみやかに弁護士や社会保険労務士に相談してください。

 

また、会社が相談者から民事訴訟を提起される可能性がある場合は、紛争の長期化を避けるため、個別労働紛争解決制度の斡旋手続きや、労働審判を活用することができます。

相談窓口への相談内容例

相談窓口への相談内容としては、主に以下のようなものが挙げられます。

 

<セクハラ>

・直属の上司にしつこく食事に誘われる

・他の従業員の前で、よくプライベートを根掘り葉掘り聞かれる

・仕事中の指示を受ける際、異常な身体の密着や身体への接触を受ける

 

<マタハラ>

・上司に妊娠を報告後に負担軽減を申し出ると、資格手当の削除をほのめかされた

・産休後に復帰の相談をすると、遠回しに退職をすすめられた

・人員が足りないので子供を作るのは1年待ってほしいと言われている

 

<パワハラ>

・ミスをしたときに「おまえは小学生か、反省文を書け」と怒鳴られ、反省文を提出させられた

・先輩社員から日常的に大量の事務処理業務を押しつけられ、期限内にできないときは家に持ち帰って仕上げることを強要される

・上司から休日の趣味のための遠出に度々付き合わされ、車の運転を命じられる

企業の相談窓口事例

それでは、相談窓口の設置をする際に、どのようなことに注意すべきでしょうか。ここでは、中小企業が相談窓口を設置する際に参考になりそうな事例をご紹介します。

男女1人ずつの担当者を配置した社内相談窓口、親会社のグループ企業対処の相談窓口、弁護士事務所の相談窓口、メンタルサポートを手掛ける外部会社の相談窓口と、あらゆる相談に対応できる多チャンネルの窓口を設置しています。また、連絡先の情報は、社内の共通ツールであるグループウェアで共有されています。

総務人事部に内部相談窓口を設置。ハラスメント事案の発生が疑われる場合は、総務人事部の部長、課長、問題の起きた部署の管理職と共同で、当事者や管理者からヒアリングを行います。その結果を受けて、担当役員が対策を決定するという対応フローも確立しています。

出典:「【第9回】「自社の風土に合わせた工夫で取組の定着を図る」 ―大手メディアグループのシステム保守、運用を事業とするA社」(明るい職場応援団)を加工して作成

「【第33回】「会社の方針として徹底する」 ―各種機械を製造するA社」(明るい職場応援団)を加工して作成

相談窓口設置の注意点

相談窓口の社員はハラスメント対策のプロではありませんが、対応はプロと同じ能力を求められます。

最後に、実際にハラスメント相談窓口を設置する上での注意点をご紹介します。

相談者へのフォローを十分に行う

相談者はハラスメントを受けたことで、何らかの苦痛を感じていることがほとんどです。心身に大きなダメージを受けているようであれば、産業医などの医療専門家との連携をとったフォローをしてください。また、相談者に「相談しても無駄だ」といった気持ちを抱かせることがないよう、親身に相談にのるだけでなく、会社として考えられる対応などについて説明することも大切です。

相談窓口担当者への教育とケアも行う

相談窓口担当者には、ハラスメントに関する知識や、ヒアリングのスキルなどが求められます。外部研修を受けさせるなど、相談員として育てていく必要があります。産業カウンセラーなどの資格取得のサポートも行うといいでしょう。

また、相談窓口担当者もさまざまな相談を受け、事例に接するため、ストレスがかかることが考えられます。上長などが相談窓口担当者の相談にのり、サポートを行うようにしてください。

ハラスメントによるリスクを軽減するために

ハラスメントの相談窓口を設けたところで、ハラスメントがゼロになるわけではありません。それだけでなく、ハラスメント相談窓口に寄せられる相談や訴えを調査した結果、深刻なハラスメントが明らかになることもあります。時には、被害者が行為者やその上司、会社を相手に損害賠償訴訟を起こすような事態に発展するケースも起こるでしょう。

そのため、リスクマネジメントのひとつとして、ハラスメントに対応する保険に加入しておくという選択肢もあります。AIG損保では、「業務災害総合保険(ハイパー任意労災)」の中に、「雇用慣行賠償責任補償特約」をご用意しています。パワハラ対策の一環として、加入をご検討ください。

 

参考:(明るい職場応援団)

 

*記載されている法令、規則等は記事作成日現在のものです。
*AIG損保は掲載内容につき万全の注意をしておりますが、内容の正確性完全性につきこれを保証するものではありません。
*お客さまの個別の案件につきましては、専門家・専門機関にご相談ください。

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監修者プロフィール:

山本喜一(やまもときいち)

社会保険労務士法人日本人事

特定社会保険労務士、精神保健福祉士

上場支援、労働基準監督署、労働組合、メンタルヘルス不調者、問題社員対応などを得意とする。現在は同一労働同一賃金対応に力を入れている。著書「補訂版 労務管理の原則と例外 働き方改革関連法対応」新日本法規など多数。

ハラスメントは自社には関係ない、その認識が大きな問題に。

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