Web会議のやり方とは？必要な機材から会議の準備・進行について解説

リモートワークの普及によって、Web会議は一般的になってきました。Web会議をスムーズに行うためには、Web会議の環境構築が大切です。

ここでは、Web会議の環境を構築するにあたって、必要な機材やツールのほか、Web会議の準備や進行についても解説します。

Web会議とは、パソコンやタブレットなどを使用し、インターネットを介して遠方の相手と映像や音声のやりとりをすることで、会議やミーティングができる仕組みのことです。

Web会議を利用すれば、遠隔地にいる者同士でコミュニケーションをとることができます。1対1はもちろん、複数人での会議を行うことも可能です。

なお、テレビ会議もWeb会議に似た仕組みですが、Web会議と異なる点としては、専用の端末やカメラ、モニターなどの機材を設置し、専用回線を使うことが挙げられます。Web会議に比べて初期費用がかかる反面、画質や音質が良く、安定性やセキュリティに優れているという特徴があります。

ここでは、Web会議ではどのような機材が必要なのか、見ていきましょう。

なお、一般社団法人日本テレワーク協会は、テレワークには「在宅勤務」「モバイルワーク」「サテライト／コワーキング」「ワーケーション」の4つの働き方があるとしています。一方、リモートワークには、明確な定義はありません。

リモートワークはIT企業などで使われ、テレワークは省庁や自治体、大企業などで使われる傾向がありますが、インターネットを活用してオフィスから離れた場所で働くという意味では、同じだと考えていいでしょう。

Web会議は、主にパソコンを使って行います。また、パソコンではなくスマートフォンやタブレットを使って、Web会議に参加することも可能です。

Web会議で自分の映像を映す場合は、ウェブカメラも必要になります。ウェブカメラの多くはUSB接続タイプで、マイクが内蔵されているものもあります。ただし、ほとんどのノートパソコンにはカメラが内蔵されているため、ウェブカメラを購入する必要はありません。

なお、Web会議には自分の映像を映さず、音声のみで参加することもできます。

Web会議は、主にパソコンを使って行います。また、パソコンではなくスマートフォンやタブレットを使って、Web会議に参加することも可能です。Web会議で音声をやりとりするためには、マイクとスピーカーも必要です。ノートパソコンであればマイクとスピーカーが内蔵されているので、それを使うこともできますが、ヘッドセットを使えば音声がはっきり聞こえたり伝えたりすることができます。

Web会議を行うには、パソコンやヘッドセットなどの機材以外にも、Web会議ツールが必要です。Web会議ツールには、無料と有料のものがあります。

さらに、サーバーにアクセスして利用する「クラウド型」と、自社のサーバーにWeb会議ツールをインストールして利用するタイプの「オンプレミス型」があります。オンプレミス型のほうがサーバーの構築に時間とコストがかかりますが、カスタマイズ性が高いのが特徴です。また、Web会議ツールのインストールが必要なく、ブラウザのみで使用できる「ブラウザ型」もあります。

よく使われているWeb会議ツールとしては、ZoomやMicrosoft Teams、Skype、Cisco Webex Meetingsなどが挙げられます。同時に接続できる人数や利用時間、セキュリティなどが異なるため、自社に合ったWeb会議ツールを選ぶようにしましょう。

Web会議の機材とツールを用意した後、実際にWeb会議を開始するまでの流れを見ていきましょう。ここでは、クラウド型のWeb会議ツールを使用し、主催者（ホスト）としてWeb会議を開始することを前提としてご説明します。

Web会議ツールをインストールして立ち上げたら、アカウントを作成してください。作成したアカウントでWeb会議ツールにログインすることで、Web会議ツールを使えるようになります。

Web会議を開始する前には、カメラやマイクが正しく動作するかを必ずテストしましょう。誰かとWeb会議ツールを使って話してみるという方法もありますが、テスト用URLなどを使って一人でテストすることも可能です。

Web会議ツールでWeb会議を行う日時を設定すると、招待リンクが発行されます。その招待リンクを参加者全員にメールなどで送りましょう。併せて、パスワードを送る場合もあります。

また、重要なWeb会議であれば、前日などにリマインドメールを送ることも大切です。

Web会議も対面の会議と同様、スムーズに進行させるための方法がいくつかあります。最後に、Web会議をスムーズに進めるための方法をご紹介します。

主催者は会議の開始時間よりも早めに入室しておくといいでしょう。開始時間になってもWeb会議が始まらないと、参加者が不安になってしまいます。

また、主催者が入室許可をしないと参加者が入れない場合もあります。主催者は少し前に入室して、ほかの参加者の入室許可ができるようにしておいてください。

Web会議では、対面での会議よりも発言しにくいと感じる人もいます。少人数のWeb会議であれば、自由に話をしてもさほど混乱は起きないでしょう。しかし、参加者が多いときは発言するタイミングが合わなかったり、発言しにくい人が出てきたりするため、指名制で発言をするなどのルールを決めておくとスムーズです。

Web会議を開始するときに、発言のルールを簡単に説明するようにしてみてください。

Web会議では、発言者以外は最初からミュートにする設定にして、自分の声や周りの音が聞こえないようにしておく方法もあります。周囲の音が大きいような場所でWeb会議をする際には、特に気をつけてください。

Web会議は対面での会議とは異なり、発言がどこで終わるのか伝わりにくい場合があります。例えば、発言を終えるときに「以上です」とつけ加えるルールを設けてもいいでしょう。そうすれば、ほかの参加者にも発言が終わったことがはっきりわかります。

Web会議の導入は、それほど難しくはありません。Web会議を社内で試してみて、必要に応じて機材やツールを見直すようにしてください。一方で、取引先の要望で自社のツールとは別のツールを使うことがあるかもしれません。しかし、基本的な使い方に大きな違いはないため、まずは慣れることが大切です。

また、この記事の内容も踏まえて、社内でのWeb会議のルールを作成してみるのもいいでしょう。Web会議ツールを導入して、自社のビジネスにお役立てください。