リモートワークのコミュニケーションを円滑にする方法とは？

リモートワークでは、オフィス勤務とは違うコミュニケーションの難しさを感じている人も多いのではないでしょうか。

この記事では、リモートワークでのコミュニケーションを円滑にするための方法と、コミュニケーションの活性化に役立つITツールについて解説します。

対面でのコミュニケーションができるオフィス勤務と比べて、リモートワークではコミュニケーション不足が起こりやすいといわれます。

気軽なコミュニケーションができなくなることで、孤独感を覚えることもあります。また、外出しないことによる閉塞感や感染症への不安などもあり、社員のメンタルケアが必要なこともあるでしょう。コミュニケーションが不足すると、業務効率や生産性が低下してしまうかもしれません。

オフィス勤務では、対面でのちょっとした会話や雑談が、気分転換やモチベーションアップなどに役立っていたはずです。リモートワークを成功に導くカギも、いかにしてスムーズかつ快適にコミュニケーションができる環境を整えるかにかかっているといえます。

リモートワークは、インターネットとさまざまなツールの利用が前提です。ウェブ会議ツールやチャットツールを工夫して使うことで、コミュニケーションの円滑化に役立つことがあります。続いては、コミュニケーションを円滑にする方法をご紹介します。

コミュニケーションを円滑にする方法のひとつとして、ウェブ会議ツールを使ったリモート朝礼があります。これまでオフィス勤務では朝礼をしていなかったとしても、リモート朝礼を導入してコミュニケーションを図ってみてはいかがでしょうか。

リモート朝礼では、日替わりスピーチを行ったり、今日の作業を報告したりする企業が多いようです。毎日一度はモニター越しで顔を合わせることで、コミュニケーションを活性化できることが、リモート朝礼のメリットです。

朝礼以外にも、業務終わりの夕礼や、希望者を募ってリモートランチを開催するのも同様の効果が期待できます。

リモートワークの普及とともに重要視されるようになったのが、1on1ミーティングです。リモートワークでは多くの場合、上司と部下が1対1でウェブ会議ツールを使って定期的に行います。

1on1ミーティングによって上司は部下の状況を把握でき、関係性の構築や必要に応じたフィードバックなどができるようになります。部下も、リモートワークや作業内容で何か問題があれば、それを直接話して解決することで、不安を取り除くことが可能です。

チャットツールを使って目的別のルームでやりとりをすることも、コミュニケーションを円滑にする方法のひとつです。

例えば、営業部内での案件別・顧客別のルームや、何かわからないことがあったときのためのQ&Aルーム、他部署との連絡専門のルームなどが考えられます。雑談専用のルームを作るのもいいでしょう。新商品や新サービスにつながるようなアイディアを社内全体から募集するルームを設けて、商品開発に活用することもできます。

分報とは、日報のような1日1回の報告ではなく、社員がそれぞれの作業内容や進捗、困ったことなどがあったとき、随時投稿して報告することです。メモやSNSの投稿などをイメージするとわかりやすいでしょう。「目的別ルーム」のようにチャットツールを分報に利用したり、他のITツールを利用したりする方法があります。

分報のメリットは、作業メモを残すことで社員がそれぞれ抱えている案件の進捗などを整理できたり、誰がどのような作業をしているのかを把握できたりすることです。困っていることを書き込むだけで誰かが返事をしてくれて解決することもあります。

ただし、あまりに多くの投稿があると、分報の投稿や閲覧、レスポンスばかりに時間を取られてしまいます。適切な人数と投稿数にすることが大切です。

リモートワークに役立ち、「コミュニケーションを円滑にする4つの方法」にも使えるITツールは、数多くあります。その中でも、用途に合わせていくつかのITツールを使い分けられれば、より円滑にコミュニケーションをとることができるでしょう。

ここでは、リモートワークに役立つ6つのITツールをご紹介します。

社内利用向けに特化させたSNSを、社内SNSといいます。一般的なSNSと同様、タイムラインへの投稿やいいねボタン、メッセージ送受信機能などが備わっているものが多いですが、アクセスできるのは従業員のみです。

分報に利用するという使い方もできますが、社内SNSではもっと、気軽なつぶやきを発信する場としてよく使われています。

ボイスチャットは、声のみでのコミュニケーションを目的としたチャットツールです。ボイスチャットは元々オンラインゲームで使われることが多かったツールで、タイムラグが少ないという特徴があります。ノイズキャンセリング機能が備わっているものもあります。

通常のオンラインミーティングはもちろん、雑談のように気軽な会話をするのに活用できるでしょう。

情報共有ツールとは、社内Wikiや文書管理システム、電子会議室などに代表されるツールです。業務を通じて得た情報や知見、マニュアルなどをこれらのツールに保存し、いつでも閲覧できるようにしておきましょう。そうすることで、社内の知見を蓄積し、解決策を共有できるようになります。

スケジュール管理ツールは、チームやプロジェクトのメンバー全員のスケジュールを可視化して管理するためのツールです。

リモートワークでは、メンバーの仕事の状況を実際に見ることができず、いつコミュニケーションをとっていいのかわかりにくい状況になっています。しかし、スケジュール管理ツールで予定をチェックできれば、チャットなどで話しかけるタイミングがわかって便利です。また、スケジュール管理ツールからウェブ会議の予約ができるといった機能が備わっているツールもあります。

グループウェアとは、社内コミュニケーションや業務効率化、生産性向上に役立つツールを、同じプラットフォーム上で使えるように統合したソフトウェアです。

製品にもよりますが、スケジュール管理、掲示板、ファイル管理、ワークフロー、メッセージ、伝言、タイムカード、プロジェクト管理など、リモートワークに活用できる機能が多く搭載されています。

プログラミングの知識がなくてもプラグインなどを組み合わせて、自社に必要なツールを作成できるグループウェアもあります。

クラウド上に仮想オフィスを作り、現実のオフィスにいるかのように利用できるのがバーチャルオフィスツールです。バーチャルオフィスツールでは、ワーキングスペースや会議室、休憩室、フリースペースなどの画面が表示され、状況に合わせて従業員のアバター（アイコン）を配置するものが多くあります。

バーチャルオフィスツールを使えば、仮想オフィスの様子を見ただけで誰が何をやっているのかが把握できます。アバターをクリックしてチャットやウェブ会議ツールで話しかけたり、会議室に集まってミーティングをしたりすることも可能です。人が集まっている様子や移動の流れが画面上で確認でき、いっしょに働いている雰囲気を感じながら仕事できるのが特徴です。

リモートワークにおけるコミュニケーションの難しさは、多くの人が認識しているところです。一方で、コミュニケーションを円滑にするITツールも出てきており、新しい働き方に対応した新しいコミュニケーションの方法が確立されようとしています。

自社の事業や業務内容などに合ったコミュニケーションツールや方法を、探してみてはいかがでしょうか。